A secretaria administrativa da Auditoria Interna da Universidade de Brasília passou por um processo de reestruturação tanto do espaço físico como dos fluxos de trabalho. Esta medida visa atingir os objetivos do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da Universidade. Um esforço de adequação a intensificação das demandas de melhoria da governança que vem sendo posto em prática desde a chegada do professor Abimael Costa à chefia da auditoria interna, em 2019.
O diagnóstico que indicava a reestruturação da secretaria administrativa já tinha sido previsto no planejamento estratégico da auditoria. O professor Abimael observa que, na época, “todos os processos operacionais mais especializados careciam de apoio administrativo”. Este entrave operacional fazia com que, não raramente, “os auditores assumissem funções da área administrativa por falta de pessoal, de estrutura e de um ambiente próprio de secretaria” comenta o auditor-chefe. Francine Maulepes, servidora responsável pela secretaria, conta que a percepção da necessidade de reestruturar a área “foi muito boa, porque a secretaria era formada apenas por um único servidor, no caso eu (risos), então ajudou muito”.
Além da revisita ao planejamento interno, a então recente aprovação do regimento interno, em junho de 2019, também indicou que a auditoria precisaria se reestruturar em três eixos de atuação:
- Monitoramento e Consultorias: rotinas que já existiam, mas foram redesenhadas
- Execução de Auditorias: eixo tradicional, no qual os auditores já se debruçavam diuturnamente
- Avaliação e Controle: eixo que não existia e teve que ser implementado do zero
“Percebemos que tínhamos um grande desafio: o de implementar este regimento interno com uma visão totalmente distinta da que a AUD vinha adotando até então e, para isso, seria necessário um maior suporte da secretaria administrativa” analisa o professor Abimael. “Foi aí, que a gente, ao redesenhar a estrutura organizacional, colocou em destaque o papel da secretaria administrativa”, completa. Foi assim que “surgiu a necessidade de alteração do espaço físico, para criação de uma espécie de locus para a execução das atividades. Percebemos que não era suficiente dar apenas destaque na estrutura organizacional, mas fazê-la existir fisicamente. Por isso, contamos com a prefeitura da Universidade para redesenhar o espaço da AUD. Temos hoje um ambiente adequado e próprio para fazer valer o que planejamos”, conta o professor Abimael.
A secretaria administrativa é subordinada diretamente ao gabinete do auditor-chefe, mas também dá suporte transversalmente a todas as áreas da Auditoria. A área é fundamental ao fluxo da auditoria “seja com abertura de chamados, conferência de folha, homologação de folha, divulgação, agendamento de reuniões... além de todo o contato externo com os setores da Universidade que se faz necessário para dar suporte aos auditores em suas demandas”, explica Francine. Ela destaca também que o professor Abimael incentiva a participação de representantes da secretaria em comissões que versem sobre novas estruturas na auditoria, isto porque é importante “ter a visão da secretaria nos planejamentos internos da auditoria”, analisa.
Segundo o professor Abimael, com a reestruturação da secretaria houve um salto qualitativo e quantitativo nas entregas da Auditoria, especialmente, no âmbito do apoio aos gestores da Universidade. “O número de reuniões de alinhamento, acompanhamento e escuta dos gestores aumentou bastante”. O professor Abimael acrescenta ainda que o trabalho da secretaria foi fundamental para melhoria do processo de arquivamento de documentos via SEI. A equipe fez o redesenho do arquivamento interno dentro do SEI, com caixas de arquivo digitais que facilitaram a organização dos processos de cada coordenadoria dando mais celeridade e eficiência ao processo de arquivamento.
Hoje, a secretaria administrativa da auditoria interna é formada por uma servidora assistente administrativa, uma recepcionista e um estagiário de comunicação, além de ter uma vaga aberta para outro servidor - vaga ocupada pela servidora Camila Magalhães, mas que tomou posse em outro órgão. Com esta reestruturação, “a secretaria pôde dar maior suporte aos auditores, à chefia e, assim, também pôde embarcar na ideia de dar mais visibilidade ao setor na Universidade”, avalia Francine. De acordo com o professor Abimael, a partir dos esforços de melhoria dos processos, a sensibilização da Magnífica Reitora em permitir tanto a alocação de mais um servidor, como do apoio operacional de recepção e, posteriormente, de um profissional de comunicação foi fundamental para fazer tudo isso acontecer.
Por Arno Wegner