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Revisão de processos internos e migração para o sistema e-AUD dão mais eficiência a Auditoria Interna da UnB.

 

Professor Abimael Costa 2

Auditor-Chefe da Universidade de Brasília, Professor Abimael Costa. Foto: Arno Wegner 

 

E: O Sr. poderia comentar em linhas gerais como enxerga a redução de cerca de 83% no passivo de recomendações da CGU?

AC: É fundamental a gente contextualizar histórica e operacionalmente o que aconteceu. A CGU, o TCU e a própria Auditoria Interna da UnB têm atividades independentes de avaliação e fiscalização. Se pensarmos no controle, tanto a CGU e a AUD/UnB têm esse esforço de controle interno e o TCU tem esse papel de auxílio ao controle externo que é de competência do Legislativo. Dentre esses órgãos de controle, todos eles têm competência de realizar trabalhos de auditoria. E quando o trabalho de auditoria é realizado, existe uma etapa logo após a conclusão, que se chama monitoramento das recomendações emitidas.

 

Então o TCU, por intermédio de seus acórdãos, emite recomendações e orientações a Universidade. A CGU também realiza trabalhos de auditoria, conclui esses relatórios e propõe melhorias por intermédio de recomendações. Assim também é com a Auditoria da Universidade. Sendo assim, cabe a Auditoria Interna da UnB auxiliar no monitoramento do atendimento dos planos de ação pactuados para cada recomendação que é emitida. No caso (das recomendações) da CGU, a UnB no contexto do ano de 2019, ainda operava em um sistema operacional anterior ao e-AUD. O e-AUD é o sistema atual e está operacional. É gerido pela CGU e tem um banco de dados para o monitoramento das recomendações emitidas. No passado, a CGU utilizava um sistema cujo nome era Monitor. Ele servia com essa finalidade de monitoramento das recomendações.

 

Quando eu cheguei na chefia da Auditoria Interna da Universidade em 2019 e fiz o diagnóstico - na realidade, a própria equipe já tinha esse diagnóstico -, notamos que o sistema Monitor tinha inconsistências operacionais. A priori, era necessário um maior diálogo com a própria CGU para sanar algumas dessas inconsistências. Também tinha a questão de melhoria de fluxo interno dentro da Universidade. Onde os gestores de ponta deveriam conhecer melhor o sistema e ao mesmo tempo alimentá-lo com o avanço do plano de ação de cada uma das recomendações. E, por fim, a própria Auditoria Interna deveria ampliar horas de auditoria de monitoramento para auxílio dos gestores. Várias reuniões foram realizadas para alinhamento de procedimentos.

 

Esse esforço conjunto culminou na redução de 83% das recomendações. A baixa de item de recomendação significa que um Auditor atestou que a melhoria de um processo de fato aconteceu. É um percentual que chama a atenção e dá um destaque para a melhoria tanto da governança quanto dos controles internos da Universidade de Brasília.

 

E: Como os Auditores da Universidade de Brasília atuaram neste processo? 

AC: Em 2020, já com essa lógica de trabalho somada ao esforço da CGU de modernização, nos foi comunicado que o sistema (Monitor) seria descontinuado. A implementação desse novo sistema, o e-AUD, culminou com a revisão já em andamento dos processos e do planejamento estratégico da própria Auditoria Interna da Universidade. Foi um grande esforço institucional por parte da Auditoria que foi somado a essa melhoria de sistema advinda da CGU. Então, de pronto, os Auditores que atuam na coordenação de monitoramento foram capacitados, tanto pela CGU quanto internamente, e traçamos uma estratégia de atualização de processos.

 

Primeiro realizamos a migração do sistema antigo para o e-AUD. Neste processo de migração, a própria CGU realizou algumas baixas por entender que algumas recomendações não faziam mais sentido ou eram muito antigas. De lá para cá, a equipe da Auditoria trabalhou diuturnamente com as unidades da Universidade, com a Alta Administração e com a CGU. Essa redução (no passivo de recomendações) é fruto de a Auditoria ter se aproximado dos gestores para entender melhor a proatividade que seria necessária (por parte dos gestores), mas ao mesmo tempo, da Auditoria entender melhor os processos operacionais das unidades.

 

E: De que forma a colaboração entre os órgãos internos e de controle contribuiu para celeridade na adequação às demandas de monitoramento? 

AC: Abrimos um diálogo com a CGU, para que a migração não fosse um esforço unilateral de melhoria de processos por parte da universidade, (um movimento meramente burocrático), mas um esforço coletivo. A título de exemplo, existiam recomendações para atualizar o banco de dados de um sistema governamental que naquele ano já não existia mais. Então, a CGU revisou algumas dessas recomendações e por volta de 150 do total foram migradas para o sistema e-AUD.

 

Com a CGU realizando o seu papel de revisar o esforço de melhoria de processos, algumas reuniões foram realizadas para que os Auditores da CGU pudessem avaliar as atualizações. Como eu disse, algumas recomendações tinham 10 anos e os gestores atuais teriam que parar a operação (de seus fluxos de trabalho) para atender a demanda. Por isso, a Auditoria fez também um esforço de sensibilização explicando o impacto deste indicador para a governança da Universidade.

 

No ano de 2021, a AUD/UnB reduziu cerca de 83% do passivo de recomendações do CGU. A matéria completa está disponível aqui.

 

Por Arno Wegner